Revista Multidisciplinaria Perspectivas Investigativas
Multidisciplinary Journal Investigative Perspectives
Vol. 6(Económica), 153-164, 2026
https://doi.org/10.62574/rmpi.v6iespecial.506
152
Gestión de procesos en organismos evaluadores de la conformidad para
la certificación por competencias laborales
Process management in conformity assessment bodies for certification of
occupational competencies
Magaly Alexandra Mendoza-Vaca
magaly.mendoza4953@utc.edu.ec
Universidad Técnica de Cotopaxi, Latacunga, Ecuador
https://orcid.org/0009-0003-8280-7958
Marlon Rubén Tinajero-Jiménez
marlon.tinajero@utc.edu.ec
Universidad Técnica de Cotopaxi, Latacunga, Ecuador
https://orcid.org/0000-0001-8196-4984
RESUMEN
La certificación por competencias laborales es fundamental para validar destrezas y garantizar la
empleabilidad, lo que exige una gestión de procesos eficiente y rigurosa dentro de los Organismos
Evaluadores de la Conformidad (OEC). El objetivo de esta investigación consistió en analizar la gestión
operativa de estos organismos para diagnosticar y proponer soluciones a sus deficiencias
procedimentales. Para ello, la metodología empleó un enfoque cualitativo de alcance descriptivo, apoyado
en análisis documental, entrevistas estructuradas a gerentes de calidad. Los resultados evidenciaron que
la gestión manual de los expedientes generaba falta de trazabilidad, altas tasas de error y tiempos de
procesamiento de hasta 32 minutos por documento. Se concluye, que la implementación de un software
especializado logró reducir el tiempo operativo en un 81%, disminuyéndolo a 6 minutos, lo que mitiga el
error humano, asegura el estricto cumplimiento normativo y restaura la competitividad y confianza en la
cadena de valor institucional.
Descriptores: equivalencia de diplomas; competencia profesional; evaluación de los puestos. (Fuente:
Tesauro UNESCO).
ABSTRACT
Certification of work skills is essential for validating skills and ensuring employability, which requires
efficient and rigorous process management within Conformity Assessment Bodies (CABs). The objective
of this research was to analyse the operational management of these bodies in order to diagnose and
propose solutions to their procedural deficiencies. To this end, the methodology employed a qualitative
descriptive approach, supported by documentary analysis and structured interviews with quality managers.
The results showed that manual file management led to a lack of traceability, high error rates and
processing times of up to 32 minutes per document. It was concluded that the implementation of
specialised software reduced operating time by 81%, decreasing it to 6 minutes, which mitigates human
error, ensures strict regulatory compliance and restores competitiveness and confidence in the institutional
value chain.
Descriptors: equivalence of diplomas; professional competence; job evaluation. (Source: UNESCO
Thesaurus).
Recibido: 15/02/2026. Revisado: 17/02/2026. Aprobado: 05/03/2026. Publicado: 08/03/2026.
Sección artículos de investigación
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Process management in conformity assessment bodies for certification of occupational competencies
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INTRODUCCIÓN
La certificación por competencias laborales ha emergido como una respuesta estratégica frente
a las demandas de un mercado globalizado que exige talento humano altamente cualificado,
siendo fundamental para la validación formal de conocimientos, destrezas y experiencias, con
miras a garantizar la empleabilidad y la movilidad laboral (Organización de las Naciones Unidas
para el Desarrollo Industrial, 2018; Organización Internacional del Trabajo, 2023); en el
Ecuador, esta política pública se articula mediante el Sistema Nacional de Cualificaciones y
Capacitación Profesional, gestionado por el Ministerio de Trabajo y validado por el Servicio de
Acreditación Ecuatoriano (Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Cualificaciones
Profesionales, 2025); este enfoque permite que las organizaciones verifiquen y optimicen sus
actividades clave, promoviendo la mejora continua y la eficiencia operativa; mediante
herramientas como los mapas de procesos, los Organismos Evaluadores de la Conformidad
logran estandarizar sus servicios, asegurando consistencia y adaptabilidad ante las demandas
del mercado laboral, lo que fortalece el talento humano nacional a través de certificaciones que
acreditan competencias bajo criterios de imparcialidad y rigor técnico.
De acuerdo con Villadiego Sánchez y Calics Salcedo (2022), así como con Benavides Gaibor
(2011), la gestión se define como el proceso de planificación y coordinación de recursos para
alcanzar objetivos institucionales en un tiempo determinado, abarcando cada una de las partes
y actividades involucradas en su consecución; en este sentido, el concepto puede relacionarse
con el ámbito corporativo en sentido amplio, ya que no solo alude a los objetivos de ganancias
o ventas de una entidad, sino que comprende la administración de compañías, proyectos,
bienes económicos y cualquier tipo de recurso; incluso cuando una persona organiza el
cumplimiento de diversas tareas en un tiempo determinado, está gestionando de forma
cronológica (Westreicher y Ludeña, 2025).
Se entiende por procesos una serie de actividades planificadas y articuladas de manera lógica,
en las que interactúan el talento humano y los recursos físicos para alcanzar un objetivo
determinado; estas operaciones requieren un seguimiento minucioso que garantice su
alineación con las exigencias dinámicas del mercado y de los usuarios; entre sus atributos
principales sobresalen la secuencialidad, que determina una estructura ordenada de
actividades; la interrelación, en virtud de la cual cada acción depende de la precedente e
influye en la subsiguiente; el objetivo común, que orienta los esfuerzos hacia un fin compartido;
y la rentabilidad, que asegura la obtención de resultados sostenidos en el tiempo (Mendoza
Fernández y Moreira Chóez, 2021).
La relevancia de los procesos dentro de una organización se determina por su aptitud para
adaptarse, por el nivel de desempeño y por la eficiencia operativa; factores como el
aprovechamiento óptimo de los recursos, la capacidad de innovación, la productividad, la
estructuración de las actividades y el flujo comunicativo constituyen elementos determinantes
para consolidar procedimientos eficaces que aseguren estándares superiores de calidad; al
respecto, Zaratiegui (1999) señala que la metodología para el alcance de las metas
corporativas incluye el reconocimiento de la cuantificación, el diagnóstico, las oportunidades, la
estabilización de actividades y la planificación de auditorías bajo un enfoque de mejora
continua, fases que facilitan la resolución de conflictos y potencian el impacto de las estrategias
implementadas por la organización.
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Figura 1
Ciclo de mejora continua (PHVA) para la gestión de procesos
Nota. La figura muestra las cuatro etapas principales para la optimización operativa; estas
fases permiten la identificación de oportunidades y la estabilización de los procedimientos para
el alcance de estándares de calidad institucional.
La gestión de procesos es una disciplina que se encarga de la administración de las
operaciones organizacionales con la finalidad de optimizar su desempeño operativo, centrando
sus esfuerzos en el diseño, la ejecución y la supervisión de actividades orientadas al
cumplimiento de las metas corporativas; de tal manera que persigue el aprovechamiento
máximo de los recursos y el perfeccionamiento constante, facilitando la transición ante las
transformaciones del contexto externo; bajo este enfoque, una administración operativa
eficiente y la resolución acertada de problemas fortalecen la posición competitiva de la
organización y su capacidad de respuesta ante las exigencias del entorno, siendo
indispensable para el éxito de este modelo el trabajo conjunto entre áreas y una comunicación
interna transparente; en este marco, la naturaleza cambiante y la rivalidad propias de los
mercados actuales obligan a las organizaciones a desarrollar estrategias innovadoras,
versátiles y resilientes (Pereda Lévano, 2021).
Una de las funciones primordiales de la gestión de procesos consiste en la evaluación de cada
una de las actividades programadas, lo que facilita la comprensión técnica sobre la ejecución
de las tareas, su metodología y los recursos asignados en cada fase; este diagnóstico permite
identificar patrones de comportamiento operativo dentro de la organización y, como resultado,
posibilita la implementación de medidas correctivas que incluyan la simplificación de flujos de
trabajo, la supresión de actividades que no aportan valor, el fomento de la innovación y la
asignación estratégica de recursos adicionales; del mismo modo, el análisis fortalece la
supervisión y el control riguroso de las funciones desempeñadas, fundamentando la
clasificación de los diferentes procesos para la evaluación continua (Medina-León et al. 2019).
En este punto, la identificación y el análisis de las actividades que se ejecutan dentro de la
organización para el diseño de un producto o servicio resultan indispensables; para ello, el
mapa de procesos constituye una herramienta clave que permite estandarizar los procesos,
identificar ineficiencias y reconocer oportunidades de mejora, convirtiéndose en un paso
fundamental en la gestión de la mejora continua organizacional (Hernández y Medina, 2009);
en concordancia con lo anterior, Aguirre (2021) señala que el mapa de procesos se estructura
mediante una jerarquía que facilita la comprensión y visualización de las funciones internas,
cuya categorización comprende los macroprocesos, que representan el nivel más alto de
abstracción y se enfocan en la supervisión de operaciones extensas e integran diferentes
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departamentos; los procesos clave, que articulan la gestión institucional y definen la calidad de
los servicios o productos ofrecidos al cliente; los subprocesos, que ofrecen un detalle analítico
de los procesos principales y facilitan la identificación de errores y el rediseño de flujos de
trabajo; y las actividades, que en el nivel más operativo describen de forma concisa las tareas
que se realizan cotidianamente en la organización.
La mejora continua ocupa un lugar central en toda organización y requiere herramientas
orientadas a la evaluación de la cadena de valor como primera instancia, lo que ha posibilitado
examinar los procesos de la entidad en su estado natural, sin alteración de las variables que
los condicionan; su propósito es articular las capacidades internas con las expectativas y
demandas del mercado, segmentando las funciones en tareas primarias y de soporte; la
aplicación de este modelo otorga a la organización una ventaja competitiva, le permite
diagnosticar la situación actual y perfeccionar sus procesos, orientando la entrega de un
servicio de alta calidad que fortalezca la satisfacción de sus clientes (La Mota, Iglesias y Zea,
2021).
Organismos Evaluadores de la Conformidad
Los Organismos Evaluadores de la Conformidad se definen como organizaciones reconocidas
y acreditadas para la evaluación de la conformidad; sus tareas se encargan de comprobar, a
través de inspecciones, auditorías o certificaciones, que los sujetos evaluados cumplan con la
reglamentación específica aplicable (Smanova Ingeniería Creativa, 2025); en el campo de la
certificación por competencias laborales, estos organismos constituyen el vínculo entre el
ámbito profesional y el mercado laboral, ya que su función principal es evaluar al trabajador en
los conocimientos, habilidades y aptitudes que posee y que son relevantes para el desempeño
de una función productiva, con independencia de la forma en que los haya adquirido (Smanova
Ingeniería Creativa, 2025); en este sentido, la gestión de procesos de un Organismo Evaluador
de la Conformidad permite estandarizar la evaluación, optimizar recursos, fortalecer la mejora
continua y asegurar la trazabilidad, de modo que su eficacia depende no solo de su
infraestructura, sino del sistema de procesos que garantice que la emisión del certificado sea
real y confiable.
Gestión de procesos y su importancia en los Organismos Evaluadores de la
Conformidad
El núcleo operativo de un Organismo Evaluador de la Conformidad da lugar a resultados
estandarizados y confiables; por ello, resulta importante adoptar un enfoque centrado en
asegurar la calidad en cada etapa de la certificación, desde el registro hasta la entrega del
certificado por competencias; al respecto, Villadiego y Calics (2022) señalan que una gestión
eficaz opera como elemento catalizador del éxito, permitiendo que la organización optimice su
capacidad de respuesta ante las demandas del entorno; en el contexto específico de la
evaluación, la gestión por procesos aporta beneficios estratégicos tales como la garantía de
imparcialidad, la optimización operativa y el aseguramiento de la calidad.
MÉTODO
El estudio se realizó mediante un enfoque cualitativo de alcance descriptivo, empleando el
método analítico-sintético para verificar la gestión de procesos en los Organismos Evaluadores
de la Conformidad; este diseño metodológico se desarrolló en torno a tres fases
fundamentales.
La primera fase correspondió al diagnóstico y levantamiento de información; en ella se realizó
un análisis documental sobre los Organismos Evaluadores de la Conformidad del país,
orientado a identificar deficiencias en la estandarización y trazabilidad de los procesos
(Deficiencias de los OEC de Ecuador, s.f.); de manera complementaria, se aplicó el método de
entrevistas estructuradas dirigidas a los gerentes de calidad de tres empresas acreditadas,
instrumento centrado en identificar cuellos de botella en la fase de generación de archivos,
evaluando variables como el tiempo de procesamiento, la tasa de error humano y el
cumplimiento de las normativas técnicas vigentes.
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La segunda fase comprendió el análisis comparativo y referencial; para ello se adoptó una
herramienta analítica que permitió contrastar el sistema de certificación ecuatoriano con el
modelo chileno ChileValora, reconocido como una de las mejores prácticas regionales por sus
altos niveles de eficiencia operativa; esta comparación sirvió de base para el desarrollo de
especificaciones técnicas orientadas a alcanzar estándares de calidad en el área de gestión de
archivos, con énfasis en la transparencia y la automatización de la información.
La tercera fase correspondió al desarrollo de la solución tecnológica; con base en los
resultados de las fases anteriores, se diseñó e implementó una herramienta informática
denominada Software para la Generación de Archivos para Procesos de Certificación de
Competencias Laborales; la metodología de implementación abarcó la definición de campos
críticos mediante la parametrización de datos para exámenes, la verificación de personal
calificado y la programación de la planificación; el establecimiento de filtros de veracidad
mediante restricciones que bloquean la generación de un archivo ante inconsistencias en la
información del candidato; y la automatización de salidas mediante la configuración del sistema
para construir de forma automática la estructura de carpetas y archivos finales en el
almacenamiento local, listos para su impresión y archivo cuando sea requerido.
En cuanto a la técnica de recolección de información, se empleó la entrevista estructurada
dirigida a los responsables de tres empresas acreditadas como Organismos Evaluadores de la
Conformidad; esta etapa permitió identificar que la generación manual de los expedientes
institucionales constituía una fuente recurrente de ineficiencias y errores en el proceso de
certificación.
RESULTADOS
Diagnóstico de falencias en los Organismos Evaluadores de la Conformidad
A través del análisis de la situación actual de los Organismos Evaluadores de la Conformidad
en el país, se identificaron resultados que validan la necesidad de reingeniería de procesos, los
cuales se agruparon en tres dimensiones.
La primera, referida a la estandarización y trazabilidad, evidencia la ausencia de procesos
normalizados, lo que deriva en falta de trazabilidad; al no contar con procedimientos
formalizados, las evaluaciones presentan inconsistencias que dificultan el aseguramiento de la
calidad externa (Zaratiegui, 1999); la segunda dimensión, de carácter tecnológico y operativo,
muestra que la gestión manual constituye uno de los factores que generan retrasos, dado que
consume tiempo excesivo y expone los datos a error humano, comprometiendo la veracidad del
expediente final; la tercera dimensión, de naturaleza estratégica, evidencia que los Organismos
Evaluadores de la Conformidad han operado sin mecanismos de monitoreo sistemático, lo que
dificulta la innovación y genera una desarticulación entre las demandas del entorno y los
procesos de evaluación, reduciendo la competitividad del sistema de certificación nacional.
Tabla 1. Tabla de diagnóstico
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Variable de
análisis
Resultado del diagnóstico
Impacto en la ingeniería del proceso
Normalización
Procedimientos no formalizados
Imposibilidad de aplicar auditorías
precisas
Digitalización
Gestión manual y escasa
tecnología
Alta tasa de error y baja productividad
Capacitación
Personal con formación
desactualizada
Debilitamiento de la equidad evaluativa
Mejora continua
Lógica operativa reactiva
Estancamiento en la evolución
organizacional
Nota. La tabla muestra las deficiencias identificadas durante la indagación, las cuales
constituyen la base para fortalecer la toma de decisiones orientada a la mejora de los procesos
de los Organismos Evaluadores de la Conformidad.
Comparación de los sistemas de certificación
La comparación se sustentó en los diferentes procesos que llevan a cabo los Organismos
Evaluadores de la Conformidad en Chile y Ecuador, tal como se presenta en la tabla 2.
Tabla 2
Comparación de los Organismos Evaluadores de la Conformidad: Chile y Ecuador
Características
Ecuador
Chile
Ente
Subsecretaría de Cualificaciones
Profesionales, Ministerio de Trabajo
Comisión Sistema Nacional de
Certificación de Competencias
Laborales
Marco legal
Norma técnica de reconocimiento de
Organismos Evaluadores de la
Conformidad
Ley 20.267, Sistema Nacional de
Certificación de Competencias
Laborales
Registro de
títulos
SENESCYT, portal de visualización de
títulos académicos
ChileValora, portal de registro de
personas certificadas
Sustento
financiero
Autogestión de los Organismos
Evaluadores de la Conformidad, recursos
privados y públicos
Franquicia tributaria (SENCE),
OTIC y subsidios del Estado
Enfoque
evaluativo
Se basa en los perfiles del Catálogo
Nacional
Se basa en la validación de los
Organismos Sectoriales de
Competencias
Nota. La tabla representa la perspectiva de gestión para la certificación; cabe señalar que Chile
posee un sistema consolidado a través de una plataforma de trazabilidad centralizada, en tanto
que Ecuador se distingue por el acoplamiento de los certificados en el sistema de educación
superior.
Diferencias
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En Ecuador, una de las características que define el sistema es que las instituciones de
educación superior pueden acreditarse como Organismos Evaluadores de la Conformidad, lo
que permite que la certificación de competencias articule la formación tecnológica y técnica
(Instituto Ecuatoriano de Normalización, 2018); en Chile, en cambio, el modelo se sustenta en
los Organismos Sectoriales, que validan de forma colaborativa entre empleadores, trabajadores
y el Estado, asegurando que la cadena de valor esté alineada con la demanda real
(ChileValora, 2015).
Trazabilidad y calidad
Mientras que en Chile la auditoría del proceso de evaluación se centraliza en la plataforma
denominada PANAL, en Ecuador el monitoreo se lleva a cabo mediante auditorías de gestión
de calidad realizadas por el Ministerio de Trabajo, con el propósito de verificar que los
Organismos Evaluadores de la Conformidad mantengan sus estándares de reconocimiento
(Ministerio del Trabajo del Ecuador, 2026; ChileValora, 2024).
Propuesta de mejoramiento en la empresa Organismo Evaluador de la Conformidad
ECONSTRUCCIONES RIEGO Y SEGURIDAD INDUSTRIAL SEPRYTSA S.A.
Solución tecnológica
La solución presentada consiste en un software para ingeniería de procesos diseñado para
mitigar el error humano y optimizar la cadena de valor de los Organismos Evaluadores de la
Conformidad; la aplicación define reglas de negocio específicas sustentadas en la norma de
certificación y facilita la recepción de información, minimizando los tiempos en el proceso de
certificación por competencias laborales.
Figura 2
Lugar de examinación
Nota. La imagen representa el inicio del proceso para la recepción de documentos.
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Figura 3
Examinador, supervisor y analista
Nota. La imagen detalla los campos dependiendo del esquema a certificar, con el propósito de
validar la información del examinador calificado.
Figura 4
Fechas
Nota. Se muestra el rango comprendido desde la fecha de postulación hasta la fecha de
examinación programada.
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Figura 5
Información del candidato
Nota. La información del candidato debe ser veraz; ante cualquier inconsistencia, el sistema
impide la generación del expediente.
Figura 6
Recepción de documentación
Nota. Para concluir el proceso, la carpeta con los documentos correspondientes se crea
automáticamente en el disco C, desde donde se procede a imprimir los documentos
respectivos.
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Figura 7
Evidencia de documentación generada por el software
Nota. La figura muestra la evidencia receptada de los documentos del candidato para su
correspondiente proceso de certificación.
Representación gráfica de procesos
La representación esquemática de las operaciones constituye una herramienta central en la
gestión de procesos para la identificación de puntos críticos de control; a continuación, se
presenta el flujograma que describe el proceso de certificación por competencias laborales.
Análisis de resultados frente a otras empresas
Mediante entrevistas estructuradas a los representantes de los Organismos Evaluadores de la
Conformidad, se obtuvo una comparación entre entidades que no cuentan con el software y la
empresa que lo implementó, cuyos resultados se presentan en la tabla 3.
Tabla 3. Tabla de resultados comparativos
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Variable
OEC 1 (COREC)
OEC 2 (LAS)
OEC 3 (SEPRYSA)
Herramienta
Excel con macro
Excel con macro
Software
Tiempo (minutos)
20
32
6
Ubicación
Guayaquil
Guayaquil
Latacunga
Nivel de automatización
Medio
Medio
Alto
Nota. La tabla muestra los resultados de las entrevistas a otras entidades; se puede constatar
que la aplicación de un software reduce de manera significativa los tiempos en el proceso de
certificación por competencias laborales.
CONCLUSIONES
La baja eficiencia y el riesgo de trazabilidad presentes en los Organismos Evaluadores de la
Conformidad en Ecuador se originan, principalmente, en la continuidad de procesos manuales
y en el uso de herramientas genéricas, circunstancia que deriva en tiempos de respuesta de
hasta 32 minutos por expediente y en una exposición recurrente al error humano; frente a esta
situación, el software especializado implementado reduce el tiempo operativo en un 81 %,
llevándolo a tan solo 6 minutos, al tiempo que construye una arquitectura de control preventivo
sustentada en filtros de verificación de veracidad; mediante la optimización de la cadena de
valor institucional, se asegura el cumplimiento riguroso de la norma técnica, se restituye la
confianza en el sistema y se fortalece la competitividad del proceso de certificación de
competencias laborales en el país.
FINANCIAMIENTO
No monetario
CONFLICTO DE INTERÉS
No existe conflicto de interés con personas o instituciones ligadas a la investigación.
AGRADECIMIENTOS
A todos los involucrados en la investigación.
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